Mennesker og historier fra Lofoten

-

–Ny teknologi driver oss framover.

Med et nytt kvalitetssystem i nettskyen er Lofotkraft rigget for framtiden. –Kvalitet og forbedring skal sitte i ryggmargen hos hver enkelt medarbeider, sier Hege Christoffersen, organisasjonssjef i Lofotkraft.

Hege F. Christoffersen
organisasjonssjef, Lofotkraft AS

Derfor er det viktig at bedriften legger til rette for dette. I disse dager tar Lofotkraft i bruk et nytt, digitalt kvalitets- og forbedringssystem, som også er tilgjengelig på mobile enheter.

Kvalitetssystemet, som startet med systematisk registering og dokumentasjon i 2005, hadde som hovedmål å:

  • Kvalitetssikre kritiske punkter.
  • Dokumentere prosesser og prosedyrer.
  • Bidra til optimal og lik arbeidsmåte.

 

–Hovedmålene er de samme i dag, fordi alle disse punktene alltid skal ha fokus og forbedres, sier Christoffersen.

– Vi har en god forbedringskultur i Lofotkraft. Vi er avhengig av løpende tilbakemeldinger fra alle i organisasjonen, slik at vi hele tiden gjør ting bedre og smartere. Siden vi startet i 2005 har vi fått inn 7000 meldinger fra våre ansatte. Det sier noe om hva systemet har generert av forbedringsarbeid, sier Christoffersen.

Siden 2005 har teknologien rast av gårde. Smarttelefoner og systemer i nettskyen var ikke tema den gang.

–Vi har i mange år snakket om at prosedyrer og instrukser skulle vært tilgjengelig på mobile terminaler, og at våre medarbeidere også kunne sende innspill uansett hvor de befinner seg. Dette får vi nå på plass når systemet legges ut i nettskyen, og forbedringsinnspill kan meldes via app på smarttelefonen. Det gjør det enklere for alle ansatte å ha fokus på kvalitet og å bidra til forbedring. 

Lofotkraft selger ikke strøm. Lofotkraft bygger, drifter og vedlikeholder strømnettet i Lofoten, som gjennom nettleien betales av kundene i Lofoten.

–Kontinuerlig forbedring er viktig for at vi skal ivareta vårt samfunnsoppdrag; Nemlig å sikre strømforsyning til folk og næringsliv i Lofoten, forteller Christoffersen.

– Effektivisering, ny teknologi og smartere måter å jobbe skal også holde kostnadene nede.

Med gode og brukervennlige systemer kan for eksempel en montør bruke mer tid på å være montør enn å bruke tid på å finne frem i systemer.

Lofotkraft har hver dag flere titalls montører ute på oppdrag. De er bokstavelig høy og lavt, og jobber under alle værforhold. Til nå har systemet vært slik at man må legge inn rapporter i systemet når man kommer tilbake til kontoret, ofte på slutten av dagen.

–Da hender det at noen glemmer å rapportere. Nå kan systemet brukes hvor som helst og når som helst, sier Christoffersen.

Når montørene er ute på oppdrag har de et kontor i hånda. Via iPad og iPhone kan de raskt få tilgang til informasjon, for eksempel instrukser innen sikkerhet og ulike arbeidsmetoder.

Lofotkrafts montører rapporterer ofte hendelser. Dette kan være avvik, for eksempel at noe har blitt utført på feil måte, eller at de melder om noe i strømnettet de mener bør repareres eller byttes. Eller at de bare dokumenterer og rapporterer noe som er helt normalt.

–Den nye appen gjør at man lett kan laste opp foto og video, sier Christoffersen, og legger til at foto- og videodokumentasjon i mange tilfeller er bedre enn tekst.

Det er ikke bare montører i felt som bruker det nye systemet.

–Hele organisasjonen skal ta det i bruk, sier Christoffersen. Det kan være kundesenteret, administrasjonen eller ingeniørene.

Vi får hver måned inn 30 – 70 innspill fra de ansatte.

–Mitt ansvar er kvaliteten på saksbehandlingen av disse innspillene og at vi behandler disse innen rimelig tid.  Vi oppfordrer alle om å melde inn saker, og det er viktig at vi registrerer det inn i systemet før man saksbehandler noe. På den måten sikrer vi dokumentasjon og muligheten til å utarbeide statistikker.

Lofotkraft har vært igjennom mange omstillinger og vært tidlig ute med å bruke ny teknologi.

–Jeg opplever at vi har lykkes, men det er ikke bare enkelt å omorganisere og å endre en kultur. Ting tar tid, og vilje til omstilling kommer ikke helt av seg selv, forteller Hege Christoffersen.

–Lofotkraft har for lenge siden forankret at involvering og medbestemmelse er to suksesskriterier for å lykkes med forbedring, sånn sett vil Lofotkrafts kvalitetssystem i nettskyen også bli et verktøy for å videreføre dette, forteller Christoffersen.

 Lofotkraft har hatt kvalitetssystem med digital registering i mange år. Nå er tiden inne for å ta steget ut i nettskyen.

–Det var vårt interne IT-råd som ønsket at flest mulig av Lofotkrafts systemer nå skal ut i nettskyen. Derfor har vi laget et helt nytt system, forteller Hege Christoffersen, organisasjonssjef i Lofotkraft.